ЭЦП для ЭДО

Электронный документооборот (далее по тексту - ЭДО) — это неотъемлемая составляющая современного бизнеса. Правильное и четкое движение электронных документов позволяет обмениваться с контрагентами необходимыми файлами, сдавать отчетность и осуществлять деятельность согласно действующему законодательству.

ЭДО систематизирует прием, хранение, передачу и защиту информации с помощью компьютерной обработки и использования электронной подписи (далее по тексту – ЭП).

Рассмотрим подробнее, что такое ЭП, или, как многие ее привыкли называть, ЭЦП. Для чего необходим данный инструмент и как его получить без лишних временных и материальных затрат можно узнать у специалистов нашего Центра. Консультации предоставляются бесплатно.

Электронная подпись: законодательная база

Это носитель преобразованных в цифровой формат данных о субъекте, который подписывает электронный документ. Бывает трех видов: простая, усиленная квалифицированную и усиленная неквалифицированную (КЭП/НЭП). Федеральный закон, который регулирует правовую сторону ЭП, это 63-ФЗ. Он действует с апреля 2011 года и определяет:

• основные понятия;
• виды существующих подписей и средства для их создания, проверки;
• принципы взаимодействия и обязанности сторон в части использования ЭП;
• полномочия федеральных органов и порядок осуществления государственного надзора в данной области;
• прочие регулирующие положения.

Кроме того, в данном вопросе необходимо руководствоваться ГК РФ (статья 160, 434 и 847), 149-ФЗ от 2006 года, Приказом Минфина №50н от 2011 года, ст.169 Налогового кодекса и т.д.

Подробнее ознакомится с нормативными актами можно в Интернете. Либо воспользоваться бесплатной консультацией специалистов нашего Центра.

Как и где применяется ЭП?

Данный реквизит, который получают с помощью криптографического преобразования информации, используется в различных областях. Чаще всего требуется ЭЦП для ЭДО, а именно: в целях внутреннего или внешнего обмена/передачи данных.

При использовании системы цифрового документооборота внутри компании посредством ЭП руководитель утверждает различные договора, согласовывает принятые решения в ходе рабочего процесса и т.п.

Работа в сегменте b2b с различными контрагентами, где особенно важно обеспечение гарантии с юридической стороны, использование подобной подписи позволяет наладить четкое взаимодействие между сторонами. Переход на систему ЭДО дает возможность оперативно обмениваться отчетной или прочей документацией даже в тех случаях, когда география партнеров или корпоративная структура компании охватывает различные города страны.

Согласно установленным правилам перемещать с помощью ЭДО можно такие документы, как:

• акты выполненных работ/оказания услуг;
• ТН и ТТН - товарные и товарно-транспортные накладные;
• счета на оплату;
• акты сверки;
• письма;
• счет-фактуры и т.д.

Обратите внимание! Информация в электронном формате (документация), подписанная одной из трех вышеперечисленных разновидностей ЭП равносильна с юридической точки зрения документу, подписанному от руки.

Участие в электронных торгах и сдача отчетности в контролирующие госструктуры, такие как налоговая, пенсионный фонд и прочие, осуществляется с помощью усиленной квалифицированной ЭП и специализированного оператора связи.

Еще один момент, на который стоит обратить внимание, между участниками ЭДО должны быть соблюдены все принятые правила и подписано соответствующее соглашение. Особенно это актуально для сторон, когда необходимо считать оригиналами документы, подписанные неквалифицированной ЭП.

Преимущества передачи информации в цифровом формате с помощью ЭП

Выгоды от такого инструмента значительно больше, чем при работе с бумажными носителями. К плюсам относят:

• оперативность передачи документов (территориальное положение получателя не имеет значение);
• сокращение расходов;
• гарантия доставки документации адресату;
• повышение продуктивности работы из-за автоматизации процесса;
• защита переданных через сеть Интернет документов;
• обеспечение юридической значимости пересылаемых файлов;
• материалы, подписанные ЭП, допускаются в качестве письменных доказательств при рассмотрении дел в арбитражном суде;
• возможность физлица подавать заявления или обращения в различные ведомства для получения госуслуг;
• многое другое.

ЭЦП для ЭДО для юридического лица

Наладить эффективный электронный документооборот с контрагентами возможно после заключения договора с оператором, который предоставляет данные услуги. Существует несколько таких поставщиков. При выборе подходящего варианта целесообразно учитывать требования обоих сторон и принимать во внимание следующие моменты:

• возможность внедрения сервиса в существующие информационные системы компании;
• наличие соответствующей лицензии у оператора ЭДО;
• тарификация сервиса на услуги передачи, обмена и архивирования данных.

Учитывая все указанные пункты, не стоит забывать, что для реализации системы ЭДО в компании необходимо получить неотъемлемый атрибут - электронную подпись.

Для этого заявителю потребуется выбрать удостоверяющий центр (УЦ) или их уполномоченного представителя, который вправе выдавать сертификат ЭП. Владельцу этого документа на руки также передается два ключа. Первый (закрытый) - генерирует саму подпись, что используется для подписания документации, второй (открытый) - предназначен для проверки подлинности ЭП.

В случае с усиленной квалифицированной подписью право ее выдавать имеют только аккредитованные УЦ, а при проверке используются средства криптозащиты, что сертифицированы ФСБ.

Обратите внимание! Иногда некоторые операторы сервиса принимают только те сертификаты, что выданы их УЦ. Поэтому при налаживании работы с контрагентами всегда необходимо проверять, не будет ли ограничений при применении имеющегося сертификата в информационной системе партнера.

Поможем подобрать подходящую организацию и получить необходимый цифровой реквизит для осуществления заданных действий по выгодной цене в сжатые сроки.

Что потребуется?

• заявление;
• копии ОГРН, ИНН;
• выписка из ЕГРЮЛ;
• паспорт, на кого оформляется ЭП;
• доверенность на представителя (при необходимости).

Точный список формируется после консультации с клиентом с учетом реализуемой деятельности и области применения цифрового реквизита.

Сотрудничество с нашим Центром

Наша компания – это надежный партнер для ведения законного и успешного бизнеса. Мы предоставляем профессиональное содействие не только в переходе на систему электр. документооборота и получении ЭП, но и в сборе тендерной документации (сертификат РПО, РДИ, СОРБ, ФАБО), оформлении сертификатов ИСО и прочих разрешительных бумаг. Среди наших услуг:

• помощь в сертификации товаров согласно требованиям технических регламентов Евразийского экономического союза и нормативных актов РФ;
• подготовка технической документации - паспортов безопасности, техусловий, составление рецептур, технологических инструкций и т.п.;
• реализация независимой оценки оказываемых услуг;
• штрихкодирование;
• разработка и внедрение ХАССП;
• организация испытаний продукции в ведущих испытательных центрах и аккредитованных лабораториях;
• получение допуска СРО в проектировании, строительстве, энергообследованиях и инженерных изысканиях;
• многое другое.

Мы предоставляем помощь и бесплатные консультации квалифицированных сотрудников, строго соблюдающих требования действующего законодательства, всем заинтересованным лицам. Для этого достаточно заполнить форму запроса справа или воспользоваться онлайн-сервисом на сайте.