Внедрение электронного документооборота на предприятии
Проголосовано: 0
Прочитали: 98
электронный документооборот

Внедрение электронного документооборота на предприятии

Внедрение электронного документооборота на предприятии необходимо для эффективного управления. Плюс в 2021 году для многих фирм такой шаг продиктован изменившимися требованиями российского законодательства.

Все больше российских компаний стремятся автоматизировать сферу делопроизводства. Для этого на предприятиях внедряют систему электронного документооборота (СЭД). Она позволяет оптимизировать взаимодействие между структурными подразделениями компании.

Внедрение ЭДО на предприятии во многом сейчас обусловлено требованиями законодательства. Это касается внешнего документооборота, используемого для обмена документами с госорганами и контрагентами.

Преимущества функционирования СЭД на предприятии:

  1. Сокращается время обработки документов.
  2. Ускоряется процесс взаимодействия между отдельными структурными подразделениями.
  3. Получение мгновенного доступа к любой документации, имеющейся в системе.
  4. Уменьшаются затраты на учет и архивирование.

Нормативная база

В процессе запуска СЭД на предприятии нужно ориентироваться на несколько нормативно-правовых актов. В первую очередь, это – ФЗ РФ № 149 (от 27.07.2006). Закон определяет, что является электронным документом, устанавливает основные правила документирования информации.

Еще одним важным нормативным актом является ФЗ РФ № 63 (от 06.04.2011), регламентирующий порядок использования электронной цифровой подписи.

Требование повнедрению электронного документооборота российскими компаниями содержится в Письме ФНС России № ЕА-3-26/6827@ (от 8.10. 2020). В нем закрепляется обязанность предоставлять электронную бухгалтерскую отчетность в ФНС для основной массы предприятий, включая налогоплательщиков с численностью наемных работников до 100 человек.

С апреля 2020 года ряд российских компаний участвует в эксперименте по использованию электронной документации. Осуществляется он на основании ФЗ РФ № 122 (от 24.04.2020).

Порядок оформления

Внедрение системы электронного документооборота на предприятии осуществляется в несколько этапов:

  1. Анализ деятельности компании, в первую очередь сферы делопроизводства.
  2. Разработка схемы автоматизации.
  3. Внедрение системы ЭД непосредственно на предприятии.

На первом этапе определяются цели, которые организация намеревается достичь, внедряя СЭД. Для этого выявляют все сложности, возникающие с применением бумажного делопроизводства. С этой целью осуществляют следующие процедуры:

  1. Диагностику внутреннего и внешнего документопотока: между структурными подразделениями и отдельными исполнителями, а также с контрагентами.
  2. Изучение процесса формирования, удостоверения, распространения внутренней документации, схем регистрации входящей и исходящей корреспонденции.
  3. Анализ процесса архивирования документации.
  4. Соотношение существующей системы делопроизводства с нормами российского законодательства.

Итогом диагностических процедур является заключение о необходимости внедрения СЭД. В нем перечисляются результаты аудита и требования к будущей автоматизации документооборота. Непосредственно техническоезадание должно содержать описание:

  1. Всех предполагаемых схем взаимодействия сотрудников предприятия, которые будут реализованы после автоматизации.
  2. Процедур испытаний всех элементов СЭД.

Дополнительно в ходе диагностики просчитываю возможную нагрузку на вводимую систему,и формируют решения по оптимизации работы всех ее компонентов.

Второй этап внедрения предполагает формирование на предприятии достаточного программно-информационного комплекса. Он может осуществляться двумя путями:

  1. Использование действующего типового прикладного решения. Например, 1С: Комплексная автоматизация.
  2. Привлечение дополнительных прикладных программных алгоритмов.

По завершению работы программный комплекс тестируют в соответствии с техническим заданием.

Завершающая стадия – это непосредственное внедрение СЭД в организации. В зависимости от объема планируемых действий процесс может осуществляться одним или несколькими этапами. Желательно, чтобы последовательность действий была установлена заранее еще при составлении технического задания.

Во время ввода параллельно проводится мониторинг с целью определения соответствия СЭД ожидаемым результатам и нормативным требованиям. Система должна функционировать удовлетворительно с первого дня. Внедрение считается оконченным только по завершению запуска всех схем взаимодействия, изложенных в техническом задании.

После ввода всей системы стоит создать на предприятии электронный архив уже имеющейся бумажной документации. Для этого достаточно документы отсканировать.

В процессе внедрения СЭД или по его завершению необходимо обучить сотрудников, обязанностью которых является ведение делопроизводства.Таких работников надлежит снабдить соответствующими инструкциями, пособиями.

Внедрить СЭД на предприятии удается за 4-12 месяцев. Такой срок обеспечивается только в случае привлечения специалистов. Длительность процедуры зависит от объема документооборота компании и ее размера. Чем больше структурных подразделений и схем взаимодействия, тем длительней процесс ввода.

Какие документы необходимы для прохождения процедуры?

Внедрение СЭД в компании потребует создания внутренних нормативных актов. Первым будет Приказ руководителя фирмы о проведении кадрового аудита.

Для всех задействованных работников должны быть составлены новые должностные инструкции плюс руководства по правильному использованию системы.

В завершении для обеспечения законного функционирования системы потребуется Приказ о введении ее на предприятии за подписью руководителя компании.

Для работы системы обязательным будет получение сертификатов усиленной электронно-цифровой подписи всеми ответственными сотрудниками. Речь идет о лицах ответственных за визирование кадровых документов, отправку финансовой документации по ЭДО и т.п.

(0) Нравится!
Прочитали: 98
Преимущества компании
Сертификация "под ключ". Поможем правильно оформить заявку, а также получить полный пакет документов для реализации вашей продукции
Предоставляем персональные консультации с экспертом и клиентскую поддержку после оформления документов
Опыт. Мы 16 лет оказываем помощь с сертификацией
Легитимные документы. Все документы, выданные нами, легитимны и регистрируются в реестре ФСА
Доставим оригиналы документов курьерской службой в любое удобное для вас место

Комментарии

Оставьте Ваш комментарий

Введите E-mail, чтобы получить извещение, когда на Ваш комментарий ответят.


Новости

Читать все

Новые статьи

Читать все