Сертификат на файлы

Канцелярские файлы — изделия из полимерных материалов, предназначенные для хранения и систематизации бумажных документов в папках, архивах, офисах. К ним относятся прозрачные, цветные и непрозрачные папки, файлы-вкладыши, каталожные карманы, защитные конверты, применяемые в офисах, на предприятиях, в образовательных, государственных учреждениях. Такие изделия используются для удобной подачи документации, её экспорта, архивирования, повседневного делопроизводства.

Справка. Код ТН ВЭД для идентификации товаров: 3926100000.

Сертификат на файлы подтверждает, что продукция безопасна, соответствует стандартам и может свободно использоваться в деловом обороте. Несмотря на то что большинство канцелярских файлов не подлежат обязательной сертификации, в отдельных ситуациях требуется документальное подтверждение, что изделие не попадает под действие технических регламентов. В таких случаях оформляется отказное письмо или добровольный сертификат, о чём пойдет речь в следующих разделах.

Нужен ли сертификат на файлы

Канцелярские файлы, используемые для хранения документов, не попадают под обязательную оценку качества по техническим регламентам Таможенного союза, Постановлению Правительства РФ № 2425. Такие изделия не входят в перечень продукции, подлежащей подтверждению соответствия в форме декларирования или сертификации.

Для предъявления на маркетплейсах, при экспорте или таможенном оформлении, требуется подтверждение того, что файлы не подлежат сертификации. В этих случаях оформляется отказное письмо. Это официальный документ, составляемый по итогам идентификации продукции, указывающий на отсутствие оснований для обязательной оценки соответствия.

Что включает отказное письмо:

• сведения о компании-заявителе;
• перечень продукции с указанием наименований, артикулов, марок;
• код классификации;
• заключение специалиста о неприменимости технических регламентов;
• основание, на котором сделан вывод (анализ НПА, классификаторов, ГОСТов);
• срок действия (до изменения законодательства или характеристик товара);
• подпись, печать аккредитованного органа.

Оформление отказного письма рекомендовано:

• при размещении товаров на электронных торговых площадках;
• пересечении таможенной границы;
• запросе со стороны контрагентов или контролирующих структур;
• прохождении налоговых или потребительских проверок.

Документ позволяет избежать блокировки товара, отказа в ввозе или реализации, снижает риски споров с проверяющими органами.

Добровольная сертификация файлов

Добровольный сертификат соответствия (ДСС) — документ, подтверждающий, что канцелярские файлы соответствуют внутренним нормативам предприятия, требованиям заказчика, ТУ, СТО или иным стандартам. Сертификат не требуется по закону, но даёт преимущество в конкурентной среде.

Преимущества добровольной оценки соответствия:

• рост доверия со стороны клиентов и торговых площадок;
• упрощение выхода на маркетплейсы;
• аргумент при участии в тендерах;
• формирование положительного имиджа бренда;
• снижение рисков возвратов и претензий.

Сертификат выдаётся в системе добровольной сертификации (СДС), зарегистрированной в Росстандарте. Организация вправе выбрать любую СДС, если она включает продукцию в область своей аккредитации.

Что подтверждает ДСС:

• качество и безопасность изделия;
• соблюдение внутренних или отраслевых стандартов;
• соответствие техническому описанию;
• устойчивость к внешним факторам.

Допускается выдача ДСС не только на товар, но и на производство. Такой сертификат подтверждает внедрение системы менеджмента качества, например, на базе ИСО 9001.

Испытания файлов

При добровольной сертификации или при необходимости подтвердить определённые показатели качества, проводятся лабораторные испытания. Их цель — определить соответствие изделия заявленным характеристикам, техническим условиям (ТУ), стандартам СТО или требованиям потребителя.

Возможные направления испытаний:

• прочность и износостойкость;
• устойчивость к влаге и температуре;
• совместимость с различными форматами документации;
• свойства материала (полипропилен, ПВХ, пластик и т.д.);
• токсикологическая безопасность, при необходимости.

Методы исследований подбираются индивидуально с учетом назначения, материала, условий использования. Результаты оформляются в виде протоколов, на основании которых может выдаваться добровольный сертификат соответствия.

Порядок сертификации файлов

Этапы оформления документации:

1. Заявка: предоставляется описание продукции, её технические параметры, код ТН ВЭД или иные идентификационные признаки.
2. Идентификация: проводится экспертный анализ принадлежности изделия к объектам, попадающим под действие законодательных актов.
3. Анализ законодательства: изучаются положения ТР ТС, Постановления Правительства РФ № 2425, ГОСТов, классификаторов.
4. Подготовка проекта документа: составляется проект отказного письма или протокола добровольной оценки.
5. Оформление и регистрация: заверение печатью органа, внесение в реестр (при добровольной сертификации), выдача заказчику.

В ряде случаев вместо отказного письма оформляется добровольный сертификат — если необходимо подтвердить качество, безопасность или соблюдение внутренних стандартов предприятия.

Необходимые сведения для сертификации

Для оформления отказного письма или добровольного сертификата потребуется предоставить определённый набор сведений.

Основные документы от заявителя:

• описание изделия: тип, материал, назначение, упаковка, способ использования;
• код ТН ВЭД или ОКПД2, если известен;
• информация о производителе и импортере;
• фотография товара или образец;
• реквизиты организации (ИНН, ОГРН, КПП, контактные данные);
• копия устава или выписка из ЕГРЮЛ/ЕГРИП;
• при необходимости — контракт, инвойс, ГТД (для импортной продукции).

Комплект документов может быть расширен в зависимости от специфики запроса. Конкретные требования уточняются после анализа информации о продукции.

Как получить сертификат на файлы

Сертификационный центр оказывает комплексную поддержку по оформлению всей необходимой документации, в том числе:

1. Разработка, регистрация ТУ. Технические условия требуются при отсутствии отраслевых стандартов. Документ содержит требования к продукции, методы испытаний, условия хранения, упаковки, маркировки.
2. Оформление технологических регламентов (ТР). Подробное описание всех этапов выпуска продукции. Подходит для систематизации производства и получения сертификатов на продукцию или производство.
3. Регистрация товарного знака. Защита бренда и упаковки продукции, исключительное право на использование названия и логотипа.
4. Депонирование карточки товара для маркетплейсов. Подготовка всех параметров для размещения на площадках (Яндекс.Маркет, Wildberries, Ozon).
5. Добровольная сертификация производства. Подтверждение внедрения системы менеджмента качества по ГОСТ Р ИСО 9001 в системе СДС.
6. Оформление этикетки. Проверка соответствия маркировки требованиям законодательства, помощь в создании макета.
7. Консультации по выбору кодов ТН ВЭД, ОКПД2. Подбор на основе структуры, назначения и технических характеристик. Это критически важно для корректной классификации товара.

Проверенные эксперты центра:

• грамотно идентифицируют продукцию;
• оформят отказное письмо или добровольный сертификат без рисков отказа;
• проконсультируют по всем нюансам законодательства;
• помогут избежать штрафов, блокировки товара при ввозе или продаже.

Для начала сотрудничества достаточно отправить краткое описание товаров, реквизиты. Все дальнейшие этапы: анализ, подготовка, оформление и подача — берёт на себя команда специалистов.