Составление акта о несоответствии товара

Даже при работе с проверенными контрагентами покупатели иногда сталкиваются с ситуацией, когда поставленный товар отличается от условий договора. Во время приемки нередко выявляют недостачу, пересорт, повреждение упаковки, дефекты изделий или иные расхождения по качеству или количеству. Но важно не только зафиксировать обнаруженные недостатки, но и оформить это документально.

Акт о несоответствии товара подтверждает факт нарушения условий поставки (согласно статье № 506 ГК РФ). Он отражает сведения о выявленных расхождениях и служит основанием для дальнейшего предъявления требований поставщику, перевозчику или другому ответственному участнику сделки. Правильно оформленный акт позволяет защитить интересы покупателя, задокументировать обнаруженные нарушения.

Когда составляется акт о несоответствии продукции

Документ оформляют, если результаты приемки не совпадают с условиями договора поставки, спецификации, товарной накладной или других сопроводительных бумаг. Когда обнаруживаются расхождения, сразу фиксируют фактическое состояние продукта на момент его получения.

На практике необходимость составления акт возникает при выявлении следующих нарушений:

• недостачи или излишков изделий по сравнению с указанным количеством;
• поставки другого товарного ассортимента;
• обнаружения брака, дефектов или повреждений изделий;
• несоответствия характеристик согласованным требованиям;
• нарушения комплектности поставки;
• повреждения тары или упаковки, которые могли повлиять на сохранность продукта;
• получения товара с истекшим сроком годности или хранения.

Если несоответствие выявлено при приемке товарно-материальных ценностей российского происхождения, для оформления используют форму ТОРГ-2. В отношении импортной продукции применяется ТОРГ-3.

Обе формы утверждены Постановлением Госкомитета России по статистике № 132. Законодательство также позволяет организациям использовать собственный бланк документа, если такой порядок предусматривается внутренними правилами или договором между сторонами.

Когда товар не соответствует согласованному ассортименту, необходимо зафиксировать, какие именно позиции были поставлены вместо заказанных, указать их количество, стоимость, сведения об отгрузочных бумагах. Дополнительно отражают условия хранения продукции до момента обнаружения расхождения.

Ответственность поставщика определяется с учетом характера недостатков, причин их возникновения, времени появления. Поэтому чем раньше будет проведена проверка и составлен акт, тем проще подтвердить обстоятельства нарушения условий поставки, обосновать последующие требования к контрагенту.

Что нужно для оформления акта

Полнота сведений влияет на доказательную силу документа при предъявлении претензий поставщику или перевозчику.

Обязательно предъявляется договор поставки, приложения к нему: спецификации, допсоглашения, технические задания, пр. Именно с ними сравнивают фактически полученный товар.

Также потребуются товарная накладная, универсальный передаточный документ, счет-фактура (при наличии), транспортные, иные сопроводительные материалы, переданные вместе с грузом. Если поставка застрахована, в документ включаются сведения о страховщике.

Когда выявляются расхождения, важно зафиксировать всех участников поставки. Обычно указывают данные грузоотправителя, производителя, поставщика, перевозчика и покупателя. Это позволяет установить, на каком этапе возникло несоответствие, кто может нести ответственность за выявленные недостатки.

Особое значение имеют результаты фактической проверки продукции. В составленном отчете описывают:

• наименование продукта;
• единицы измерения;
• количество по документам, результатам приемки;
• сведения о сорте или модификации изделия;
• цену за шт, общую стоимость;
• информацию о выявленном браке, недостаче, излишках или пересорте;
• данные о состоянии упаковки, тары.

Если причиной оформления документа стало нарушение требований к качеству, подготавливают подтверждающие материалы. Это бывают фотографии, видеозаписи, результаты испытаний, экспертные заключения или иные доказательства. При возникновении спорных ситуаций дополнительно проводится независимая экспертиза продукции.

Для объективной фиксации обстоятельств акт составляет комиссия, в состав которой могут входить представители покупателя, поставщика, перевозчика. Участие нескольких сторон снижает риск оспаривания результатов проверки, повышает юридическую значимость документа при дальнейшем урегулировании спора.

Требования к оформлению акта о несоответствии

Ошибки при заполнении документа осложняют предъявление требований поставщику и защиту интересов покупателя.

Наиболее распространенным вариантом остается составление акта по формам ТОРГ-2 или ТОРГ-3. Эти документы разработаны для фиксации установленного расхождения по качеству, количеству при приемке товарно-материальных ценностей. Организации также вправе использовать самостоятельно разработанный образец, если он соответствует требованиям законодательства к первичным учетным документам.

Если компания выбирает собственную форму, в документ об обнаруженных дефектах необходимо включить обязательные реквизиты, предусмотренные № 402-ФЗ (ст. №9). В частности, указывают:

• наименование документа;
• дату составления;
• сведения об организации;
• содержание выявленного факта хозяйственной деятельности;
• количественные показатели;
• подписи ответственных лиц.

Структура акта обычно включает несколько основных разделов. В начале приводят его номер, место, дату оформления. Далее указывают информацию о комиссии, реквизиты договора поставки. После этого отражают сведения о полученной продукции, фактических результатах проверки. В заключительной части фиксируют выводы комиссии о характере обнаруженных недостатков, возможных причинах их возникновения.

Документ составляют минимум в двух экземплярах. Один остается у покупателя, второй передают поставщику для рассмотрения претензий, принятия решения по спорной поставке. При необходимости дополнительные экземпляры могут направляться перевозчику, страховщику или иным заинтересованным лицам.

Сегодня многие организации используют электронный документооборот. Для актов, оформляемых по формам ТОРГ-2 и ТОРГ-3 в электронном виде, предусмотрен специальный формат, утвержденный Федеральной налоговой службой (ФНС РФ). Такой порядок позволяет быстрее обмениваться документами между контрагентами, сокращает сроки рассмотрения претензий по поставке.

Типичные ошибки при составлении акта о несоответствии

Даже при наличии фактических нарушений неправильно подготовленный отчет может стать причиной отказа в удовлетворении претензий.

Частые проблемы при оформлении:

1. Несвоевременная фиксация расхождений. Если проверка проводится спустя длительное время после приемки, поставщик может заявить, что недостатки возникли уже после передачи продукции покупателю.
2. Отсутствует подробное описание выявленного несоответствия. Общих формулировок недостаточно. Необходимо указать конкретные показатели, объем недостачи, перечень дефектов, поврежденные позиции или иные обнаруженные недостатки.
3. Оформление акта без комиссии. Если порядок приемки предусматривает участие представителей поставщика или перевозчика, их необходимо своевременно уведомить о проведении осмотра, зафиксировать этот факт документально.
4. Отсутствие подтверждающих материалов. При обнаружении брака, повреждений упаковки или иных дефектов рекомендуется дополнительно подготовить фотографии, видеозаписи либо экспертное заключение.

Также проблемы возникают из-за отсутствия ссылок на документацию поставки. В акте должны указываться реквизиты договора, спецификации, накладной, других бумаг, на основании которых выполнялась отгрузка товара. Без этих сведений сложно подтвердить, какие именно требования нарушены.

Стоимость и сроки составления акта

Если несоответствие касается небольшого количества товара, не требует дополнительных исследований, заключение обычно оформляют в день проведения приемки. При обнаружении сложных дефектов, пересорта, повреждений продукции или спорных обстоятельств может потребоваться дополнительный осмотр, сбор доказательств.

Когда для подтверждения недостатков требуется независимая экспертиза, сроки увеличиваются на период проведения исследований, оформления заключения.

Стоимость работ определяется индивидуально. При расчете учитывают:

• объем поставки;
• количество выявленных расхождений;
• необходимость выезда специалиста на объект;
• участие экспертов в работе комиссии;
• подготовку дополнительных материалов;
• проведение экспертизы продукта;
• юридическое сопровождение спора с контрагентом.

От своевременного и правильного решения проблемы с несоответствием продукта зависит возможность взыскания убытков, замены изделия, возврата денежных средств или урегулирования спора в досудебном порядке. При отсутствии надлежащей фиксации расхождений доказать факт нарушения условий поставки значительно сложнее.

Как составить акт о несоответствии поставленного товара

Чтобы данная документация выполняла свою задачу и могла использоваться в качестве доказательства при предъявлении требований поставщику, нужно соблюдать установленный порядок оформления. Специалисты портала организуют проверку и получение акта, помогут в части:

• обязательной, добровольной сертификации изделий;
• разработки техдокументации - СТО, ТУ, паспортов, инструкций, пр.;
• подготовки этикетки;
• маркировки Честный Знак;
• реализации прочих услуг.

Отдельным направлением является сопровождение процедур подтверждения происхождения товара, внесения в реестр Минпромторга для участия в закупочных процедурах.

Внимание! Также организуем экспертизу товаров в ТПП России (или других уполномоченных органах) для расчета начальной стоимости госконтрактов (НМЦК), при одностороннем разрыве договора, подготовке документации для госзакупок, иных ситуациях.

Грамотно оформленный акт и сопутствующие материалы значительно повышают вероятность успешного урегулирования разногласий, защиты интересов компании. Обращайтесь.